El gabinete de crisis empresarial. Dime cómo actúas y te diré qué futuro le espera a tu empresa

Buenos días compliancers! Espero que muchos ya vengáis con las pilas cargadas y con ganas e interés de seguir estar enterados de este mundillo del buen hacer.

Hoy vengo con el interés de hablar sobre un medio que permite la mejor toma de decisión posible. Me refiero a los gabinetes de crisis. Lo podemos considerar como uno de esos procedimientos que respondan  frente a actividades post-delito. 

La lectura de hoy será algo más ligera, pero a la vez útil de cara a tener un esquema procedimental de cómo configurar un gabinete de crisis empresarial. Que lo disfrutéis y os sea de ayuda.

Los gabinetes de crisis son un equipo de trabajo que tiene como objetivo liderar un proceso de gestión de crisis de una organización. 

La gestión de la crisis empresarial parte de tres fases:

1) Actuaciones previas a la comisión del delito

• La conformación de un comité de gestión de crisis permite a la persona jurídica responder de manera sistemática y ordenada a situaciones de crisis.

2) Actuaciones inmediatamente posteriores a la detección del delito

• Permite que la persona jurídica continúe con su actividad habitual mientras se gestiona la crisis, para seguir compitiendo en la esfera comercial.

3) Actuaciones a adoptar tras el delito

• El establecimiento de métodos organizativo para responder adecuadamente a la detección de un delito es una herramienta decisiva de management.

Respecto a la primera fase, se sigue un conjunto de procedimientos:

1) Análisis de los riesgos penales

• Identificación de los ámbitos de criminalidad enfrentados por la empresa en el pasado;

• Determinar si la operativa de la compañía puede estar expuesta a nuevas formas de responsabilidad penal;

• Captar el entorno regulatorio e investigativo de las autoridades y analizar la tendencia de éstas en la iniciación de procedimientos penales

2) Selección de un equipo de respuesta a la detección del delito

• Se hace la selección con anterioridad a la comisión del delito

• El Jefe del equipo debe ser un ejecutivo con autoridad para la toma de decisiones sobre políticas de empresa;

• Discernir las decisiones que pueda tomar, de aquellas que previamente deba consultar al consejo de administración

3) Identificación de recursos

• Debe empezarse por identificar previamente los recursos suficientes en el momento en que se detecte una infracción. Uno de los recursos es el personal administrativo que de apoyo al equipo; el recurso del asesoramiento experto y; el recurso de información (como acceder a ella y quién está más cualificado/a para analizarla).

4) Establecimiento de políticas como respuesta al delito

• Política de indemnización por la conducta delictiva detectada

• Política sobre cuándo reportar a las autoridades la conducta aparentemente delictiva detectada

• Documentar las políticas y procedimientos de recopilación de información sobre las reacciones frente al delito (due diligence).

5) Definición de planes de contingencia

• Plan detallado de los estándares y procedimientos de reacción a la detección de una infracción

• Planificación que definen las reacciones en respuesta a la detección de una infracción

• Especificación de los factores que los gestores deben tener en cuenta para la adopción de una determinada acción

6) Testear los planes de contingencia

• Comprobar el grado de alteración del día a día de los negocios

• El testeo se realiza por un experto independiente

• Simular la comisión de la infracción, así como la realización de una investigación para comprobar que los mecanismos de Compliance están funcionando correctamente

Respecto a la segunda fase, los procedimientos son los siguientes:

1) Investigación interna de la conducta detectada

• Obtener información más detallada para una mejor reacción frente al delito

• El equipo debe contar con el apoyo de los directivos para realizar las investigaciones internas

 

2) Aseguramiento de los recursos disponibles

• Se debe proveer de equipo personal administrativos y de departamentos implicados;

• Asegurar la disponibilidad de los recursos económicos previstos

 

3) Definición y control de las reacciones frente al delito

• Adopción de una práctica corporativa que tenga como finalidad minimizar el daño producido y el de daños futuros

• Notificación a los afectados en caso de preverse daños mayores

• Disciplinar a los empleados involucrados en las conductas reprochables

4) Supervisión de las comunicaciones públicas

• Comunicaciones sensibles

• No hacer manifestaciones respecto de la investigación, siempre que haya acuerdo con las autoridades

• En caso contrario, comunicar la situación de la investigación 

Respecto a la tercera y última fase, se siguen estas pautas:

1) Monitorización y evaluación de las reacciones frente al delito

• El equipo de respuesta hará un seguimiento de las actuaciones, producida ya la reacción frente a la infracción;

• Qué defectos se aprecian en el programa de Compliance;

• El equipo deberá promover una práctica corporativa continuada y el éxito de las mismas en la prevención y detección de posibles ilícitos en un futuro

 

2) Mejora de los procedimientos operativos de la persona jurídica

• Con la detección de la infracción, la dirección debe comprender qué circunstancias e incentivos han ocasionado la comisión de la misma;

• Las medidas que podían haberse prevenido frente a la conducta y la implementación de dichas medidas para prevenir ilícitos futuros