Introducción al canal de denuncias e investigación interna. ¿Quién ha dado el chivatazo?

Este año 2021, está siendo el año de los canales de denuncia y de la protección de los denunciantes o "whistleblowers". Asimismo, la investigación interna es una respuesta ante la detección de conductas contrarias a la ley y a los valores de la organización. A continuación tenéis una introducción a los canales de denuncia y a las investigaciones internas.

¿Qué es el canal de denuncia?

El canal de denuncia es un mecanismo interno que permite comunicar de forma confidencial y, en consecuencia, detectar o prevenir posibles irregularidades, actos indebidos, comportamientos contrarios a la legislación y/o normativa interna de la organización. De modo que puede servir para plantear dudas sobre el uso del mismo; la comunicación de cualquier incidencia; y la realización de sugerencias de mejora.

¿Qué prevé la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre?

La Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre, que deberá ser transpuesta para finales de 2021 destaca por obligar a las empresas del sector privado con 50 o más trabajadores a implantar un canal de denuncias; a establecer la implementación de canales de denuncias internos, externos y de revelación pública y por prohibir cualquier represalia contra quienes saquen a la luz irregularidades en empresas privadas y públicas relacionadas con las infracciones del Derecho de la Unión, detalladas en el artículo 2 de la Directiva. En este caso, la Directiva, en su artículo 19, establece una lista de conductas catalogadas como represalias, cuyas medidas a adoptar por los Estados miembros se regulan en el artículo 21 del mismo texto.

¿Qué ventajas tiene el canal de denuncias?

• Permite conocer con antelación y prevenir conductas irregulares para reaccionar y adoptar las medidas oportunas que mitigues su impacto sobre la actividad del centro; 

• Contribuye a generar una cultura corporativa basada en la integridad y la gestión responsable; 

• Refuerza y da credibilidad al principio de no-tolerancia de cualquier práctica inapropiada; 

• Ayuda a identificar situaciones que están generando algún conflicto en la empresa; y 

• Salvaguarda la imagen pública del centro de verse relacionada en escándalos con trascendencia pública. 

¿Si se comunica una irregularidad o una “no conformidad”, a qué se deberá proceder?

Se deberá proceder a una investigación interna para indagar y esclarecer determinados hechos que pueden tener relevancia para la empresa, al tiempo de ayudar a prevenir la conducta de cara al futuro, reducir el impacto reputacional y fomentar una cultura corporativa de cumplimiento.

¿Cómo se organiza una investigación interna?

Las organizaciones tendrán el deber de elaborar un protocolo y política de definición del procedimiento que abarca desde la notificación de una denuncia, hasta la resolución de la misma. Dentro de esta definición, se puede planificar la investigación interna del siguiente modo:

• Revisar la finalidad de la investigación y fijar objetivos claros.

• Delimitar el alcance de la investigación.

• Considerar con cautela el grado de divulgación que ha de tener la investigación interna.

• Identificar aquellas personas dentro y fuera de la organización, involucradas (empleados, miembros del Consejo de Administración, abogados, Compliance Officer, detectives, auditores…).

• Elaborar un plan de trabajo con plazos, acciones concretas, forma de producir documentos y personas involucradas.

• Revisar periódicamente el plan de trabajo en función de posibles cambios en las circunstancias.

¿A qué principios rectores debe ajustarse la investigación?

• Confidencialidad en lo que respecta la identidad del denunciante, denunciado y terceros mencionados en la denuncia.

• Imparcialidad sobre el encargado/s de realizar la investigación.

• Protección contra toda forma de represalia hacia el denunciante de buena fe.

• Diligencia en el seguimiento de las denuncias.

• Resolución de las denuncias (no superior a 3 meses desde el acuse de recibo de la denuncia, según la Directiva 2019/1937).

• Respeto a los derechos de los trabajadores.

¿Qué debe incluir el informe de investigación interna?

• Determinación de los hechos relevantes.

• Identificación de las partes intervinientes.

• Calificación jurídica preliminar de los hechos.

• Motivos por los que se han producido los hechos.

• Motivos por los que la irregularidad no se detectó.

• Medidas a adoptar.